Stroomlijnen IT-budget aanvragen

Het verwerken van aanvragen voor IT-budgetten is in een internationale omgeving een flinke klus. Bij ASML gebeurde dit bij de IT Infra-afdeling tot voor kort met een Excel-bestand als bron. IT Rebels heeft met ASML een oplossing gerealiseerd op basis van het Power Platform waarmee de budgetaanvragen automatisch worden bijgehouden en verwerkt in de administratie. Daardoor verloopt het proces sneller, transparanter en is de kans op fouten sterk verkleind.

Uitdaging

Beperkt overzicht in budgetaanvragen

Vraag naar up to date informatie

Verbetering

Eén bron met de waarheid

Inzicht in wie, wat, wanneer heeft gewijzigd

Technology

ASML is een van de meest toonaangevende hightechbedrijven van Nederland en de grootste leverancier van machines voor de halfgeleiderindustrie ter wereld. Verschillende afdelingen wereldwijd doen budgetaanvragen voor de IT- infrastructuur. Het is belangrijk dat die aanvragen goed en op tijd worden verwerkt, zodat de juiste hoeveelheid hardware op tijd aanwezig is.

Handmatige verwerking

Daar heeft Infra Capacity Manager Erwin Beelen zijn handen vol aan. “Bij het jaarlijks bepalen van de nodige budgetten houden we met verschillende zaken rekening. ASML groeit hard en we kijken dan ook naar de groeitrend van eerdere jaren en extra vraag op de omgeving om te voorspellen wat we het komende jaar nodig hebben. Daarnaast moeten we bestaande hard- en software na verloop van tijd vervangen (Life Cycle Management). Bovendien komen er vanuit allerlei afdelingen binnen het bedrijf nog regelmatig aanvragen voor extra projecten, gedreven vanuit bijvoorbeeld innovatie of security. Uiteindelijk bepaalt het management welke budgetten worden goedgekeurd. Het is dan ook nodig om voorafgaande daaraan de prioriteit van de aanvragen te bepalen.”

Het verwerken van de budgetaanvragen was tot voor kort veel handmatig werk. “We stuurden alle informatie door naar een Excel-bestand waar ik eindverantwoordelijk voor was en dat met de hand werd bijgehouden. Je kunt je voorstellen dat je dan tegen allerlei praktische zaken aanloopt. Het kost erg veel tijd en de kans op fouten is groot. Bovendien was onduidelijk wie welke wijziging had aangebracht en was versiebeheer erg belangrijk, omdat je te maken had met meerdere versies van hetzelfde bestand.”

Eén bron met de waarheid

Het idee om het overzicht met budgetaanvragen in een SharePoint-omgeving bij te gaan houden, bestond al langer. “De voordelen zijn duidelijk,” vertelt Erwin. “Je hebt altijd maar één bron waar de waarheid in staat en je kunt verschillende weergaven van het overzicht presenteren. Dat is handig omdat het niet nodig en soms zelfs onwenselijk is dat verschillende afdelingen of personen alle gegevens te zien krijgen. In het Excel-bestand moest ik daar filters voor toepassen, wat nogal bewerkelijk en foutgevoelig was.”

IT Rebels heeft ASML geholpen bij het inrichten van de SharePoint-omgeving en de automatisering die daarna nodig is in het proces. Aanvragen via het formulier in SharePoint worden nu automatisch verwerkt in de administratie en kunnen vanuit daar eenvoudig worden goedgekeurd of afgekeurd. Wanneer iemand iets in de administratie aanpast, wordt direct geregistreerd wie dat was en wanneer de wijziging is gedaan. “Wanneer ik of iemand anders nu een nieuw item opvoert om op de lijst te zetten, krijg ik als verantwoordelijke het item te zien. Via e-mail krijg ik bericht dat een persoon een item heeft ingebracht. Wanneer ik vind dat het op de lijst hoort, kan ik het met één klik goedkeuren. Als ik vind dat het er niet op hoort (bijvoorbeeld als het er al op staat of als het item al gepland staat om uit te voeren in het bestaande jaar), kan ik het net zo gemakkelijk afkeuren. De aanvrager krijgt dan automatisch bericht met de reden waarom het verzoek is afgewezen. Ook het herverdelen en aanpassen van budgetten, bijvoorbeeld bij bezuinigingen, en het beheren van onvoorziene uitgaven is in de oplossing van IT Rebels ingebouwd.”

Klant review

Erwin Beelen, Infra Capacity Manager

Koen Huijbens en zijn collega’s van IT Rebels hebben goed en snel geholpen bij het inrichten en automatiseren van de SharePoint-omgeving met gebruik van het Microsoft Power Platform, vertelt Erwin.

“Waar ze heel sterk in zijn, is het pragmatisch vertalen van de functionele wensen naar een technische oplossing. We wisten functioneel gezien wel wat we wilden, maar wat betreft de robots n automatisering die daarvoor nodig zijn, heeft IT Rebels ons fantastisch geholpen. Tijdens zo’n traject kom je altijd onvoorziene problemen tegen, of blijkt achteraf dat je het toch liever net iets anders wilt. De specialisten van IT Rebels zijn heel flexibel en goed in het oplossen en aanpassen daarvan. Ze doen daarnaast niet alleen wat de klant vraagt, maar durven ook andere oplossingen aan te dragen als die naar hun mening mogelijk beter zijn voor het eindproduct. Deze pragmatische en flexibele manier van zaken oppakken, gecombineerd met de specialistische kennis, is wat mij betreft de absolute meerwaarde die IT Rebels biedt. Het resultaat is een sneller, minder foutgevoelig en transparanter proces voor het verwerken, prioriteren en beoordelen van budgetaanvragen.”

download case

Bekijk andere unbored cases

Meer cases